MKB Boekhouding
In een MKB boekhouding krijg je met allerlei belastingen en regels te maken. Om je een goed startpunt te geven hebben we in dit artikel de belangrijkste boekhoudtips voor het MKB op een rijtje gezet. Van het tijdig indienen van je BTW aangifte en het deponeren van je jaarrekening tot het aftrekken van MKB winstvrijstelling.
Checklist MKB boekhouding
Zorg dat je boekhouding aan de eisen van de belastingdienst voldoet. De belastingdienst heeft een aantal eisen geformuleerd waar je je als MKB aan dient te houden. Om te beginnen moet je de administratie minimaal een bepaalde periode bewaren. Naast de bewaarplicht dien je gegevens uit de boekhouding ten alle tijden te kunnen onderbouwen. Zo kan de belastingdienst je vragen om uitleg te geven over bepaalde inkomsten, uitgaven en bedrijfsactiviteiten.
- Inkoop- en verkoopfacturen (zowel fysiek als digitaal)
- Bonnen (kassabonnen en kasadministratiebonnen)
- Eventuele notities uit het in- en verkoopboek
- Bankafschriften van alle rekeningen die je zakelijk gebruikt
- Contracten en andere vastgelegde overeenkomsten
- Agenda
- Logboek of urenregistratie van werkzaamheden
- Zakelijke berichten zoals brieven, emails en chatberichten
- Digitale boekhouding (Excel, boekhoudpakket, scans)
- Werkgerelateerde bestanden
- Auto- en vervoer gerelateerde administratie (rittenadministratie, aankoop/lease documenten)
Dien je BTW aangifte op tijd in
BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Dit is een belasting die de Nederlandse overheid heft over bepaalde goederen en diensten. In de regel zijn is het MKB verplicht eens per kwartaal de BTW aangifte in te dienen. In sommige gevallen kan deze frequentie verschillen, namelijk als er per kwartaal meer dan € 15.000,- aan BTW betaald dient te worden of als je per jaar minder dan € 1.883,- aan BTW betaalt.
Als je onderneming minimaal € 15.000,- per kwartaal aan BTW dient te betalen dien je elke maand een BTW aangifte in te dienen. Als je onderneming per jaar minder dan € 1.883,- aan BTW dient te betalen kan je de BTW aangifte jaarlijks indienen.
Het is belangrijk om je BTW aangifte op tijd in te dienen. Ten eerste omdat je een boete kan krijgen als je dit te laat doet, ten tweede om je reputatie bij de belastingdienst hoog te houden. Zo kan het gebeuren dat je geen boete krijgt als je jouw BTW aangifte voor de eerste keer te laat aanlevert. Komt het vaker voor, dan kan je consequent rekenen op een toeslag.
Maak gebruik van de MKB winstvrijstelling
MKB winstvrijstelling is een aftrekpost die je kan toepassen op de winst van je bedrijf. Ieder persoon dat voor de inkomstenbelasting ondernemer is kan gebruik maken van de MKB winstvrijstelling.
MKB winstvrijstelling is een percentage dat je van je winst mag aftrekken. Het percentage betreft 14% van de winst die je onderneming dat jaar heeft gemaakt.
Deze 14% kan je pas aftrekken na het verminderen van je winst met ondernemersaftrek en na het toevoegen van de FOR (Fiscale Oudedag Reserve).
Deponeer je jaarrekeningen bij de KVK
Een zwaar onderschat proces in een MKB boekhouding is het jaarlijks deponeren van de jaarrekeningen. Hoewel het relatief weinig moeite is zijn de gevolgen ingrijpender dan je misschien zou denken.
De kans is groot dat jouw midden klein bedrijf een BV is. Voor alle bedrijven die juridisch gezien geen eenmanszaak zijn is het wettelijk verplicht om elk jaar de jaarrekening te deponeren. Dit dient bij de KVK te gebeuren, dus niet bij de belastingdienst.
Als je de jaarrekeningen van jouw midden klein bedrijf niet tijdig deponeert is dat volgens de wet als een economisch delict gezien. Voor het begaan van dit delict varieert de straf van € 20.500,- boete, een taakstraf of zelfs een gevangenisstraf van maximaal 6 maanden.
Boekhouder of Boekhoudprogramma?
Veel van deze boekhoudkundige zaken kan je uitbesteden aan een boekhouder maar je kan ook zelf de controle houden. Afhankelijk van jouw situatie kan het vele malen voordeliger zijn om zelf de boekhouding voor je midden kleinbedrijf te voeren met een digitaal boekhoudpakket.
Een MKB boekhouder kost over het algemeen minimaal € 600,- tot € 1200,- per jaar. Daarvoor doet de boekhouder het minimale. Dus het indienen van je BTW aangifte en inkomstenbelasting. Deze tarieven zijn op basis van minimale administratie, een zeer laag aantal facturen en exclusief andere werkzaamheden zoals uitzoekwerk, aangifte ICP etcetera.
Online boekhoudpakketten voor het MKB zijn al verkrijgbaar vanaf € 7,95 per maand. Omgerekend kost het goedkoopste MKB boekhoudpakket minder dan 100 euro per jaar.
Naast de kostenbesparing heb je veel meer controle over de manier waarop je jouw boekhouding voert. Afhankelijk van de boekhouder zal deze bepaalde kosten naar eigen inzicht wel of niet opvoeren terwijl jij als eigenaar vaak beter weet welke kosten je kan verantwoorden.
Aanbevolen boekhoudprogramma’s voor MKB
e-Boekhouden is een van de meest flexibele boekhoudprogramma’s voor het MKB én ZZP-ers. Per account heb je de mogelijkheid om allerlei modules aan- en uit te schakelen. Zo betaal je nooit teveel. Mede door de korte opzegtermijn van slechts één maand en de mogelijkheid om het pakket 14 dagen gratis te proberen is het een zeer toegankelijk platform. Starters kunnen e-Boekhouden zelfs 15 maanden gratis proberen.
Exact is de meest gebruikte boekhoudsoftware in het midden- en kleinbedrijf én onder ZZP-ers. Automatisch incasso, BTW- en ICP aangifte zijn in elk Exact abonnement inbegrepen. Verder heeft Exact zeer uitgebreide mogelijkheden om mee te groeien met je bedrijf. Daardoor betaal je precies voor wat je gebruikt.
Silvasoft specialiseert zich in MKB boekhoudingen, in tegenstelling tot bovenstaande pakketten die ook voor ZZP-ers geschikt zijn. Silvasoft laat je elke module los activeren (bekijk de mogelijkheden). Daardoor is het instaptarief zeer laag (€ 9,95 per maand) en kan je al vanaf de start van je onderneming boekhouden met die pakket. Voor volledige functionaliteit is het aan te raden een aantal extra modules te activeren waarmee je iets boven de € 20,- per maand uitkomt.