Boekhouding voor verenigingen en stichtingen

Boekhoudingen van non-profitorganisaties zoals verenigingen en stichtingen verschillend op een aantal vlakken van reguliere bedrijfsadministraties. Zo zijn veel non-profits vrijgesteld van de BTW waardoor er binnen een aantal boekhoudpakketten ruimte is om daarop kosten te besparen. In dit artikel leggen we uit wat het fiscale verschil tussen een non-profit (vereniging of stichting) en een regulier bedrijf is en hoe je hier je voordeel mee kan doen.

Wat is het verschil tussen een vereniging en een “normaal” bedrijf?

Verenigingen en stichtingen hebben geen winstoogmerk. Dit noemen we ook wel non-profitorganisaties. Beide rechtsvormen kunnen aanspraak doen op verschillende subsidies. Zowel verenigingen als stichtingen kunnen onder de naam van de organisatie een bankrekening openen. Dit is te vergelijken met een zakelijke bankrekening.

Omdat deze organisaties geen winstoogmerk hebben betalen ze geen winstbelasting in tegenstelling tot andere rechtsvormen die wél winstbelasting afdragen. De inkomsten van een stichting zijn afkomstig van donateurs en subsidies. In een enkel geval heeft een stichting ook inkomsten uit zogenoemde bedrijfsactiviteiten. Stichtingen zijn non-profitorganisaties zonder leden, in tegenstelling tot de vereniging die wél leden heeft.

Verenigingen vergaren inkomsten door hun leden contributie te laten betalen. Alle kosten van een vereniging worden dan ook betaald door hun eigen leden. De hoogte van deze contributie is bepaald door het verenigingsbestuur.

BTW bij stichtingen en verenigingen

Sommige non-profitorganisaties worden door de belastingdienst als ondernemer gezien. Wanneer je zelfstandig een beroep uitoefent of een bedrijf runt of wanneer je een pand of stuk grond exploiteert ziet de belastingdienst je al snel als ondernemer voor de BTW. Bij sportclubs zoals voetbal- of tennisverenigingen is dit vaak het geval.

In deze gevallen dien je als vereniging of stichting ook BTW aangifte te doen. Dat is niet perse slecht nieuws want in sommige gevallen krijg je als ondernemer ook geld terug vanuit je BTW-aangifte.

Je kan de BTW-aangifte zelf indienen via het portaal van de belastingdienst maar het is eenvoudiger om dit via een boekhouder of online boekhoudprogramma voor verenigingen en stichtingen te doen.

Hoe lang is de bewaarplicht bij stichtingen of verenigingen?

Verenigingen en stichtingen dienen net zoals andere bedrijven hun administratie een bepaalde tijd te bewaren. In deze periode kan de fiscus onderbouwing van kosten en uitgaven vragen. Niet alleen in- en uitgaande facturen dien je te bewaren, ook kassabonnen en andere documenten zoals contracten dien je te bewaren. Voor stichtingen en verenigingen is een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar van toepassing. Documenten die digitaal beschikbaar zijn hoeven niet fysiek bewaard te worden. Met een online boekhoudpakket voor je stichting of vereniging heb je de complete administratie van jouw stichting op één overzichtelijk punt.

Beste online boekhoudprogramma’s voor verenigingen en stichtingen

e-Boekhouden is razend populair onder verenigingen en stichtingen. Voornamelijk de flexibele modules die je kan in- en uitschakelen maken e-Boekhouden de beste keus voor je non-profitorganisatie. Als startende non-profit kan je dankbaar gebruik maken van 15 maanden gratis e-Boekhouden. De enige voorwaarde is dat de KVK-inschrijving maximaal 15 maanden geleden voor het eerst geregistreerd is. Na deze 15 maanden kan je zelf kiezen met welk pakket je verdergaat. e-Boekhouden heeft abonnementen vanaf € 7,50 per maand.

Exact levert een zeer gebruiksvriendelijk boekhoudpakket voor stichtingen en verenigingen. Ook als je non-profit voor de BTW als ondernemer is aangemerkt is Exact een uitstekende keus gezien de BTW-functionaliteit in dit pakket bekend staat als een van de makkelijkste manieren op deze aangifte in te dienen. Prijzen van Exact boekhouden liggen wel iets hoger dan bij de concurrent maar het ongekende gebruiksgemak verantwoord de prijs dubbel en dwars. Het instapabonnement van Exact is verkrijgbaar vanaf € 39,- per maand.

Silvasoft biedt dezelfde flexibiliteit als e-Boekhouden. Door middel van modules kan je jouw boekhoudpakket zelf samenstellen op basis van de benodigde functionaliteiten. Dus als je non-profit is vrijgesteld van BTW dan hoef je deze module ook niet te activeren. Zo bespaart Silvasoft jouw stichting of vereniging maandelijks geld. Het instappakket van Silvasoft begint bij € 9,95 per maand maar het opmaken van facturen is daarbij niet inbegrepen. Als we de facturatiemodule toevoegen komen we op een minimaal bedrag van € 15,90 per maand.