Boekhouden in Excel of in een Online Boekhoudpakket?

Een goede administratie bij houden kan eigenlijk op twee gangbare manieren. Dat is ofwel een boekhouding in Excel of een Online Boekhoudpakket gebruiken. Er kleven zowel voor- als nadelen aan beide mogelijkheden, in deze vergelijking bespreken we waar je op kunt letten bij het maken van een goede keuze.

1. Boekhouden in Excel

Allereerst kijken we naar Excel, dit is een geweldig programma van Microsoft. Hoewel Excel in de basis een spreadsheet programma is zijn de mogelijkheden eindeloos en wordt dit dan ook veel door bedrijven gebruikt. Een voordeel is dat er ook veel ontwikkelaars goede templates hebben gemaakt voor Excel waaronder ook Boekhoud templates.

Een bekende verkoper van een boekhoud template voor Excel is EasyAdmin. Wanneer je eenmalig een boekhoud template koopt van EasyAdmin kun je vervolgens kosteloos jarenlang gebruik maken van dit template. De prijs is momenteel €79 en aangezien dit ook nog een eenmalige prijs is zie je dat dit al snel goedkoper is dan een maandelijks abonnement van €5 tot €25 op een boekhoudpakket.

2. Voordelen Administratie in Excel

Er zijn verschillende voordelen van een administratie in Excel. De twee belangrijkste pluspunten zijn de lage prijs en de bekendheid met Excel.

Lage kosten

Eenmalig een bedrag van €50 tot €100 betalen lijkt misschien niet goedkoop, toch is dit vaak voordeliger dan een maandelijks abonnement. Zelfs met goedkope online boekhoudprogramma’s van ongeveer €5 betekent dit jaarlijks een kostenpost van €60. Stel dat je 3 jaar kunt doen met het Excel template dan ben je al snel goedkoper uit dan de €180 aan abonnementskosten. Veel online boekhoudprogramma’s kosten echter wel wat meer, denk aan €10 tot €20 per maand. Dan loopt de besparing nog verder op.

Bekend programma

Iedereen kent de Microsoft programma’s en is daardoor bekend met de interface en structuur. Die bekendheid heeft een voordeel en maakt het makkelijker om ook je boekhouding in bij te houden.

Werken op eigen PC (géén data in de cloud)

Bij het gebruiken van een Excel template werk je aan je administratie op je eigen PC. Je hebt géén verbinding met de cloud en bent niet kwetsbaar voor datalekken of hacks die mogelijk op de servers plaatsvinden. Uiteraard is de veiligheid wel volledig afhankelijk van je eigen beleid en situatie.

Handig kopiëren en plakken

Dit voordeel sluit aan bij voordeel 2 (bekend programma). Wie met Excel en andere Microsoft Office programma’s werkt weet dat je snel en makkelijk gegevens kunt kopiëren en plakken. Dit is een voordeel ten opzichte van andere software.

3. Voordelen Online Boekhoudpakket

Bij alle professionele boekhoudpakketten betreft het tegenwoordig een online boekhoudpakket. Soms bieden ze beide versies aan, je kunt dan zowel een programma downloaden voor op je PC als ook gebruik maken van een online omgeving. Met het gebruik van online boekhoudprogramma’s hebben ondernemers het grote voordeel dat de software continu van updates kan worden voorzien om zowel de veiligheid te garanderen als ook de wijzigingen op het gebied van belastingen en BTW te verwerken. Het is dan ook niet gek dat online boekhoudprogramma’s flink aan populariteit hebben gewonnen.

Gebruikersgemak

Allereerst is het gebruikersgemak van online administratiesoftware erg goed. De programma’s zijn slim doordacht en eenvoudig in gebruik. Ze zijn zo gebouwd dat je eigenlijk géén ‘fouten’ kunt maken.

Software updates

De tijd van eenmalig een programma kopen en hier jaren mee doen lijkt voorbij. Dankzij snelle veranderingen is een continue monitoring en addequaat update beleid vereist om je gegevens veilig te bewaren.

Automatische back-ups

Het voordeel van een online boekhouding is dat er een professioneel bedrijf zich dag (en nacht) bezig houdt met de veiligheid en elke 24 uur back-ups maakt en deze in veilige servers opslaat. Zelf ben je afhankelijk van het aantal keer dat je een back-up maakt.

Veel slimme koppelingen mogelijk (o.a. Bank transacties en webshop software)

Door de boekhoudsoftware te koppelen aan je bankrekening worden transacties automatisch ingeboekt in de administratie. Door een koppeling te maken met de webshop software kun je verkopen gelijk in de boekhouding verwerken. Ook een koppeling met je accountant kan slim zijn waardoor deze snel de BTW aangifte kan controleren en indienen. Met deze slimme koppelingen verklein je de kans op fouten en bespaar je tegelijkertijd veel tijd.

4. Conclusie

Zoals te zien in bovenstaande vergelijking bieden beide manieren van boekhouden voordelen. Toch is er eigenlijk maar één echte winnaar en dat is online boekhouden. De kwaliteit van online boekhoudprogramma’s neemt steeds verder toe, het gebruikersgemak is enorm en de mogelijkheden van online software zoals koppelingen met bank/webshop/boekhouder etc. zijn absoluut de moeite waard.